Az Open Dental továbbra is a rendelőirányítási rendszered és a beosztásod marad. Az AI Rescheduling az Open Dental dokumentált API-ján keresztül olvas és ír, egy olyan kulccsal, amelyet az Open Dentalon belül bármikor kikapcsolhatsz. Minden új időpont és minden törölt eredeti időpont ugyanúgy megjelenik a „Rendezvények” modulban, mint bármely más változás. Nem kell rendszert váltania vagy adatokat áttelepítenie, és nincs szükség egy második ütemterv összehangolására sem.
Válassza ki a napot, majd jelölje meg az egész rendelőt vagy azokat a szakembereket, akik távollétben vannak. Az Open Dental naptárból – amelyet 15 percenként szinkronizálunk – felsoroljuk az érintett időpontokat. Az Open Dental rendszerben a szakembereket az egyes időpontokhoz rendelt fogorvos szerint csoportosítjuk, így a fogászati higiéniai vizitek az illető fogorvos neve alatt jelennek meg. Ha csak a fogászati higiénikus vagy csak az orvos van távol, törölje a jelölést azokról a kezelésekről, amelyek maradhatnak. Törölje a jelölést azokról is, amelyeket inkább saját maga szeretne kezelni, például a hosszadalmas sebészeti beavatkozásokról, írja be a betegeknek közlendő indokot, majd hagyja jóvá. Semmi sem kerül véglegesítésre, amíg Ön nem teszi meg.
A naptárad másolatunk 15 percenként szinkronizálódik, és az Open Dental-ban törölt időpontok nem tűnnek el belőle automatikusan. Minden hívás előtt a mesterséges intelligencia valós időben ellenőrzi a találkozót az Open Dentalben. Ha azt törölték, a pácienst nem hívják fel. Az ellenőrzés nem veszi észre azokat a találkozókat, amelyeket a csapatod új időpontra húzott át, vagy amelyeket a lista jóváhagyása után törölt, ezért kezdés előtt töröld a jelölést azokról, amelyeket már elintéztél.
A mesterséges intelligencia elmagyarázza, miért kell átütemezni a találkozót, és felajánlja a naptárában rendelkezésre álló szabad időpontokat. A beteg kiválaszthat egy új időpontot, lemondhatja a találkozót, vagy kérheti, hogy a rendelő visszahívja. A visszahívás iránti kérelmeket továbbítjuk a csapatának.
Ugyanazon páciens számára új időpontot hoznak létre. A rendszer megtartja a korábbi kezelő fogorvost, a kezelőhelyiséget, az időtartamot (sablon) és az időpont típusát. Az Open Dental rendszerben a fogászati higiéniai viziteket a páciens kezelő fogorvosa kínálja fel. A fogászati higiénikus (ProvHyg) és a fogászati higiéniai jelölés még nem kerül átmásolásra, ezért a „Rendezvények” modulban minden áthelyezett fogtisztításnál újra kell rendelni a fogászati higiénikust. A foglalás előtt ellenőrizzük, hogy a szolgáltató rendelkezik-e szabad idővel, de a kezelőhelyiséget nem, ezért ha véletlenszerűen ellenőrzi, győződjön meg arról, hogy az új időpont nem osztozik-e egy széken. Ezután az eredeti időpont megjegyzést kap, és „Törött” állapotra kerül. Az új időpontot mindig először hozzuk létre. Ha az eredeti időpont „Törött” állapotra történő átjelölése nem sikerül, a páciens megtartja az új időpontot, az eredeti pedig „Beütemezett” állapotban marad az Open Dental rendszerben, amíg valaki törli. Ezt a hibát rögzítjük a hibajelentésünkben, de még nem jelenik meg az áttekintő összefoglalójában, ezért kérjük, hogy végezzen szúrópróba-ellenőrzést a „Rendezvények” modul első futásainál. A hiba soha nem eredményezi azt, hogy a páciens időpont nélkül maradjon.
Az AI Rescheduling az AI Receptionist szolgáltatást használja (amely az AI Receptionist csomagban szerepel, 499,99 USD/hó), ezért először állítsa be a recepcióst az irodája telefonszámával. A hívások ezután erről a számról érkeznek. Ha az Open Dental már csatlakozik, nincs szükség további telepítésre: a rendszer ugyanazt az API-kulcsot és a szerverén található eConnector-t használja. Ha még nincs csatlakoztatva, mi kiadjuk a kulcsot, majd az Open Dental programban lépjen a Beállítások > Speciális beállítások > API menüpontra, jelölje be az Engedélyezve opciót, kattintson a Kulcs hozzáadása gombra, és illessze be a kulcsot. Az eConnector-nak folyamatosan futnia kell. A hívások működését már ellenőriztük, de még nem futtattunk le teljes körű, végpontok közötti átütemezést egy élesben működő Open Dental-rendelőben. Ezért az első egy-két futtatás után nyissa meg a „Rendezvények” modult, és végezzen helyszíni ellenőrzést néhány áthelyezésnél: az új időpont a jobb oldali oszlopban szerepel-e, és nem osztja-e meg a széket másokkal; a fogászati asszisztens be van-e állítva bármilyen fogtisztításra; valamint az eredeti időpont „Megszakítva” jelöléssel és megjegyzéssel szerepel-e, ahelyett, hogy továbbra is „Beütemezett” állapotban lenne.
Nyissa meg az „AI időpont-átütemezés” menüpontot, válassza ki a napot és a távollévő szolgáltatót, tekintse át a listát (törölje a jelölést azokról, akiket meg szeretne tartani – például ha csak délután vannak távol), írja be az okot, majd hagyja jóvá. Több napon át futtassa ezt naponta egyszer. Az AI ezután felhívja az egyes betegeket, és a hívás során átütemezi a találkozóikat. Csak azokról a találkozókról kapnak értesítést, amelyek a listán bejelölve maradtak.
Igen. Válassza ki a dátumot, és állítsa be az egész rendelőre. Egy futtatás akár 80 időpontot is feldolgoz. Forgalmasabb napokon ossza fel a futtatásokat szolgáltatónként. Mindegyiket a hívás előtt élőben ellenőrzi az Open Dental, és a törölt időpontokat kihagyja. A jóváhagyás után a lista végleges lesz. Az AI csak azokat az időpontokat hagyja ki, amelyeket az Open Dental-ban töröltek, ezért a jóváhagyás előtt törölje a jelölést azokról, amelyeket a csapata már áthelyezett vagy törölt.
Nem húzással. Az Open Dental API-ja módosíthatná a kezelés időpontját, de szándékosan „Törött”-ként jelöljük meg az eredetit, és új időpontot foglalunk, így a módosítás megjelenik a naptárban és a törött időpontokról szóló jelentésben is. Az új időpont megőrzi az eredeti időpont kezelőorvosát, kezelőhelyiségét, időtartamát és típusát. A fogászati asszisztens adatai még nem kerülnek át, ezért az áthelyezett fogtisztítások esetében újra kell hozzárendelni őket. Mindkét időpontot láthatja a „Rendezvények” modulban.
Nem. Az eredeti beállítás „Broken” (Megszakítva), és megadjuk az Open Dentalnek, hogy ne küldje át a „Unscheduled List” (Nem ütemezett lista) részlegbe, mivel a páciensnek már van új időpontja. Ha egy páciens telefonon lemondja a találkozót anélkül, hogy új időpontot foglalna, akkor az sem kerül fel a „Unscheduled List” listára, ezért ellenőrizd a hívás eredményeit azoknál a pácienseknél, akiknek még nincs időpontjuk.
Az új időpontot mindig először hozzák létre, így a páciensnek soha nem marad üres a naptára. Ha az eredeti időpont „Törölve” jelölésének megjelölése sikertelen, a páciens megtartja az új időpontot, az eredeti pedig „Beütemezett” állapotban marad az Open Dental rendszerben, amíg valaki törli. Ezt a hibát rögzítjük a hibanaplónkban, de még nem jelenik meg az áttekintő összefoglalóban, ezért kérjük, hogy végezzen véletlenszerű ellenőrzést az Időpontok modul első futtatásai során.
Típus szerint még nem. A jóváhagyás előtti ellenőrzési listán törölje a jelölést azokról a időpontokról, amelyeket a csapatának szeretne kezelni, és az AI nem fogja felhívni azokat a betegeket.
Nem. A rendszer elvégzi a rutin hívásokat, így a csapatodnak nem kell a reggelét a telefonon töltenie. A csapatod továbbra is jóváhagy minden kezelést, foglalkozik azokkal a megbeszélésekkel, amelyeket nem jelöltek be, valamint az esetleges visszahívási kérésekkel, és végső döntést hoz az ütemtervről. Az első kezeléseknél azt javasoljuk, hogy valaki véletlenszerűen ellenőrizzen néhány kezelést az Open Dental rendszerben.
Díjat nem számolunk fel, mivel ezeket a módosításokat a rendelő kezdeményezte, nem a beteg. Nem kapsz minden egyes módosításról külön lemondási értesítést. A visszahívási kéréseket és azokat a betegeket, akiket két próbálkozás után sem sikerült elérnünk, azonnal jelöljük a csapatod számára. Amikor minden hívás befejeződött – beleértve a körülbelül két órával későbbi újbóli próbálkozást is –, egy összefoglaló e-mailben felsoroljuk, kinek módosítottuk az időpontját, ki mondta le a kezelést, ki kért visszahívást, és kit nem sikerült elérnünk.
Minden tervhez aláírunk egy BAA-t, a PHI-adatokat tárolás közben mezőszinten titkosítjuk, és a hozzáférés kizárólag az Ön rendelőjére korlátozódik. Az Open Dental API-kulcs az Ön ellenőrzése alatt marad, és azt az Open Dental felületén belül letilthatja.
Ha egy szolgáltató távollétben van vagy a rendelő bezár, az AI Rescheduling felsorolja az érintett Open Dental-időpontokat, hogy áttekintse őket, hívás kezdeményezése előtt valós időben ellenőrzi mindegyiket az Open Dental rendszerben, majd felhívja a beteget az időpont átütemezéséhez. Az átütemezés úgy történik, hogy egy új időpontot rögzítenek, az eredetit pedig „Broken” jelöléssel és megjegyzéssel látják el. Ön dönti el, kit hívjon fel, azáltal, hogy a felülvizsgálati listán lejelöli a megfelelő időpontokat. Az új időpont megőrzi a kezelő fogorvost és a kezelőszéket, de a fogászati asszisztenst egyelőre nem. Ha a törlési lépés sikertelen, a páciens időpontja megmarad; az első futtatások után ellenőrizze az Időpontok modult, hogy kiszűrje az esetleges, még mindig „Beütemezett” állapotú eredeti időpontokat. A hívások elvégzését ellenőriztük, de mielőtt teljes mértékben ráhagyatkozna, saját maga is ellenőrizze az első futtatásokat az Open Dental rendszerben.
Az Open Dental az Open Dental Software, Inc. védjegye. Az Intake.Dental egy független termék, amely nem áll kapcsolatban az Open Dental Software, Inc.-vel, és azt sem az Open Dental Software, Inc. támogatja, sem szponzorálja.
Ha egy szakember betegszabadságra megy, vagy az irodát be kell zárni, az Open Dental-ben szereplő egy teljes napnyi időpontot át kell ütemezni. Kiválasztod a napot és a távollévő szakembereket, átnézed az érintett időpontok listáját, eltávolítod a jelölést azokról, amelyeket a csapatodnak szeretnél átadni, majd jóváhagyod. Ezután a mesterséges intelligencia valós időben ellenőrzi az egyes időpontokat az Open Dental rendszerben, felhívja a beteget, és a beszélgetés során átütemezi a látogatást. Az Open Dental áthelyezhetné az időpontot az új időpontra, de akkor az eredeti időpontnál már nem jelölődne, hogy az időpontot lemondták, és a lemondott időpontok száma soha nem venné figyelembe ezt az esetet. Ezért új időpontot foglalunk, és az eredetit „Lemondva” jelöléssel és egy megjegyzéssel látjuk el. Ez nem veszi át a recepció feladatait. Csak azokat a tucatnyi hívásokat bonyolítja le, amelyekre reggel senkinek sincs ideje.
Egy 20 perces bemutató az Ön napirendjével és eljáráskódjaival. Nincs váltás, nincs migráció, nincs teljes csere.
